Wysłanie sprawozdania finansowego do KRS nie jest trudne, ale po zmianach w Portalu Rejestrów Sądowych wiele osób gubi się już na etapie logowania i wyboru właściwej ścieżki. Dlatego przygotowaliśmy prostą instrukcję krok po kroku, która pokazuje, jak przejść cały proces w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) i złożyć sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Pełna instrukcja (z rzutami obrazów) dostępna jest w sekcji Dokumenty do pobrania https://toba.com.pl/wp-content/uploads/2026/05/Jak-wyslac-sprawozdanie-finansowe-do-KRS-2.pdf
Co zmieniło się w 2026 roku?
Najważniejsze zmiany:
- logowanie do RDF odbywa się przez konto w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) – link: prs.ms.gov.pl/krs,
- konieczne może być połączenie starego konta RDF/S24 z kontem PRS,
- obowiązują aktualne struktury XML (XSD) dla sprawozdań finansowych – starsze pliki mogą nie przejść walidacji,
- uchwały muszą być podpisane elektronicznie.
Zanim zaczniesz (checklista)
Przed rozpoczęciem wysyłki sprawozdania do KRS przygotuj następujące dokumenty i dane:
- numer KRS spółki,
- roczne sprawozdanie finansowe w formacie XML (zgodnym z aktualną strukturą logiczną Ministerstwa Finansów – nie PDF!) – podpisane elektronicznie przez osobę sporządzającą (np. księgową) oraz wszystkich członków zarządu (co do zasady),
- uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego – podpisaną elektronicznie przez osoby uprawnione do jej podpisania (zgodnie z zasadami reprezentacji zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia),
- uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty – również podpisaną elektronicznie przez osoby uprawnione (np. przewodniczącego i protokolanta),
- podpis elektroniczny osoby składającej zgłoszenie (profil zaufany, podpis kwalifikowany lub e-dowód),
- upewnij się, że osoba składająca zgłoszenie widnieje w KRS jako uprawniona do reprezentacji (lub ma ujawnione pełnomocnictwo).
Instrukcja krok po kroku
Krok 1. Wejdź do Portalu Rejestrów Sądowych
Wejdź na stronę PRS prs.ms.gov.pl i wybierz moduł dotyczący bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych.
Po przejściu do sekcji RDF kliknij przycisk logowania do aplikacji.
Krok 2. Zaloguj się do systemu
Zaloguj się do PRS swoim kontem. Jeśli korzystasz z systemu po raz pierwszy po zmianach, może być konieczne wcześniejsze założenie konta albo połączenie starego konta z nowym kontem PRS.
Po zalogowaniu przejdziesz do panelu Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Krok 3. Dodaj nowe zgłoszenie
W panelu wybierz opcję dodania nowego zgłoszenia lub korekty.
Następnie wpisz numer KRS podmiotu i wyszukaj spółkę.
Po wyświetleniu danych kliknij przycisk rejestracji nowego zgłoszenia.
Krok 4. Sprawdź dane podmiotu i przejdź dalej
W pierwszym kroku system pokaże dane podmiotu oraz osoby uprawnione do reprezentacji. Sprawdź, czy wszystko się zgadza, a następnie przejdź do kolejnego kroku.
Krok 5. Uzupełnij dane zgłoszenia
Uwaga: wybierz dokładnie tę opcję: „Roczne sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe”.
Wybierz właściwy rodzaj zgłoszenia dotyczący rocznych sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych. Następnie uzupełnij okres, za jaki składane są dokumenty, czyli datę od i datę do.
Dla sprawozdania za pełny rok obrotowy 2025 będzie to najczęściej:
- od: 2025-01-01,
- do: 2025-12-31.
Zapisz zmiany i kliknij „Dodaj dokument”.
Krok 6. Dodaj roczne sprawozdanie finansowe
Jako rodzaj dokumentu wybierz Roczne sprawozdanie finansowe:
- wskaż datę sporządzenia sprawozdania (zgodną z dokumentem),
- dodaj plik XML sprawozdania finansowego (nie PDF),
- jeżeli podpisy były składane jako osobne pliki – dodaj je w sekcji „plik podpisany oddzielnym podpisem”.
Na końcu kliknij „Zapisz” i ponownie kliknij „Dodaj dokument”.
Krok 7. Dodaj uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania
Po ponownym kliknięciu „Dodaj dokument”:
- wskaż datę sporządzenia uchwały (zgodną z dokumentem),
- wybierz z rozwijanej listy: Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania,
- dodaj podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione (zgodnie z zasadami reprezentacji zgromadzenia wspólników / walnego zgromadzenia) plik w formacie PDF.
Zapisz dokument.
Krok 8. Dodaj uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty
Jeżeli w danej spółce występuje zysk lub strata – ten dokument jest obowiązkowy.
Wybierz rodzaj dokumentu: Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty. Dodaj plik:
- w formacie PDF,
- podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione (zgodnie z zasadami reprezentacji zgromadzenia wspólników / walnego zgromadzenia).
Zapisz dokument.
Krok 9. Zdecyduj, czy dołączasz dodatkowe dokumenty
W kolejnym kroku system zapyta, czy chcesz dołączyć dodatkowe dokumenty, np. oświadczenia. Jeśli ich nie dodajesz, zaznacz odpowiednią opcję i przejdź dalej.
Krok 10. Podpisz zgłoszenie
Na tym etapie nie dodajesz już żadnych danych – system automatycznie wskazuje osoby uprawnione do podpisu na podstawie KRS.
W tabeli kliknij trzy kropki w kolumnie „Działania” i wybierz jedną z dwóch opcji:
- Podpisz – wybierz, jeśli jesteś osobą uprawnioną (np. członek zarządu); podpisujesz zgłoszenie od razu swoim podpisem elektronicznym (profil zaufany, podpis kwalifikowany lub e-dowód),
- Udostępnij do podpisu – wybierz, jeśli zgłoszenie przygotowała inna osoba (np. biuro rachunkowe), a podpis ma złożyć osoba uprawniona (np. prezes). Zgłoszenie zostanie przekazane na jej konto PRS.
Kto podpisuje zgłoszenie?
- osoba ujawniona w KRS (np. członek zarządu),
- prokurent lub pełnomocnik,
- wystarczy jedna osoba (nie obowiązuje reprezentacja łączna).
Po złożeniu podpisu aktywuje się przycisk wysyłki zgłoszenia.
Krok 11. Wyślij zgłoszenie do RDF
Po złożeniu podpisu kliknij przycisk wysyłki zgłoszenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Po wysyłce warto sprawdzić status zgłoszenia w systemie, w zakładce „Powiadomienia” i upewnić się, że dokumenty zostały prawidłowo przyjęte. Jeśli tak, to otrzymasz też powiadomienia na adres e-mail przypisany do konta.
Terminy
Na złożenie sprawozdania finansowego masz 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania (dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS).
Sprawozdania nie wysyła się już do urzędu skarbowego – trafia ono automatycznie do administracji skarbowej po złożeniu w RDF.
Uwaga
Obowiązek składania przez PRS (RDF) dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.
Podmioty spoza tego rejestru (np. niektóre fundacje lub stowarzyszenia nieprowadzące działalności gospodarczej) mogą podlegać innym zasadom składania sprawozdań.
Najczęstsze błędy (checklista)
Sprawdź zanim klikniesz „Wyślij” – najczęściej problem pojawia się wtedy, gdy:
- sprawozdanie jest dodane w PDF zamiast XML,
- dokumenty (uchwały) nie są podpisane elektronicznie,
- podpis złożyła osoba nieujawniona w KRS lub bez pełnomocnictwa,
- wpisano błędny okres sprawozdawczy,
- wybrano zły rodzaj dokumentu,
- nie dodano wszystkich wymaganych załączników,
- zgłoszenie nie zostało podpisane – wtedy przycisk wysyłki pozostaje nieaktywny.
Podsumowanie
Jeśli masz przygotowane pliki i podpis elektroniczny, samo zgłoszenie do KRS można przejść dość sprawnie. Najwięcej wątpliwości budzi dziś nie samo dodanie dokumentów, ale nowe logowanie do PRS i prawidłowe podpisanie zgłoszenia.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia przy przygotowaniu dokumentów albo samej wysyłce sprawozdania do KRS – skontaktuj się z nami.
E-mail: biuro@toba.com.pl
Tel.: 789 095 128
Pomożemy przejść przez cały proces krok po kroku.
Ostatnia aktualizacja: 22.04.2026